Digitale Kommunikation

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Elektronischer Versand Ihrer Geschäftspost

Sie möchten den Versand Ihrer Geschäftspost digitalisieren? Bisher war Ihnen die Umstellung aber zu aufwändig oder zu teuer? Vielleicht haben Sie noch ein paar kritische Fragen zu dem Thema, bevor Sie an Ihren gut funktionierenden Versandprozessen etwas verändern. Never change a running system, richtig?

Was Sie jetzt bräuchten, ist ein erfahrener Partner, der Sie bei Ihrer Entscheidung gut beraten kann und der Ihnen auch danach bei der gesamten Umstellung Ihrer Versandprozesse zur Seite steht. Kennen Sie jemanden? Wir schon!

Jedes Jahr verschicken wir bei VENDO über 20 Millionen elektronische Dokumente für unsere Kunden. Dabei schenken wir jeder einzelnen Aussendung die Aufmerksamkeit, die sie verdient: Unsere vollste.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre aktuellen Aussendeprozesse optimieren könnten? Interessiert Sie, wie viel Prozess- und Portokosten Sie durch elektronischen Versand Ihrer Geschäftspost sparen könnten? Dann vereinbaren Sie gleich hier einen unverbindlichen Beratungstermin mit einem unserer Experten.

Gut beraten beim Umstieg

Unsere Mitarbeiter analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre bestehenden Aussendungsprozesse und zeigen Ihnen durch eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, dass sich die Umstellung auf elektronischen Versand auch für Ihr Unternehmen lohnt. Gemeinsam entwerfen wir ein praxisnahes Umstellungsmodell, das exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist und begleiten Ihren Umstellungsprozess bis zum erfolgreichen Echtbetrieb.

Analyse Ihrer derzeitigen Aussendungsprozesse

Entwicklung eines praxisnahen Umstellungsprozess auf elektronischen Versand

Proof of Concept

Begleitung des Umstellungsprozess bis zum erfolgreichen Echtzeitbetrieb

Review und kontinuierliche Optimierung Ihres elektronischen Aussendungsprozesses

Sie haben ganz konkrete Anforderungen an Ihre elektronischen Versandprozesse?
Wir entwickeln auf Wunsch individuelle Softwarelösungen sowie Schnittstellen für Webportale und Middleware-Applikationen. 

Professioneller Versand über alle Kanäle. Digital und print.

VENDO generiert aus Ihren Rohdaten professionelle PDF-Dokumente in Ihrem Corporate Design und übernimmt den Versand Ihrer Dokumente über alle passenden Kanäle. Egal ob als E-Mail oder Registered E-Mail, SMS, Portallösung und Webservice und zusätzlich gedruckt per Postversand: Sie können sicher sein, dass Ihre Rechnungen und Mahnungen, Kontoauszüge, Polizzen oder Tagespost ankommt.

Auf Wunsch liefern wir die PDF-Dokumente gerne an Sie zurück und kümmern uns sogar um die revisionssichere Archivierung. Im Online-Versandsystem von VENDO können Sie jederzeit auf Ihre Daten zugreifen. Diese sind bei uns übrigens auf Bankenniveau geschützt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alle gängigen Dateiformate werden unterstützt

Garantierte Zustellung
bei Nichterreichung via E-Mail automatischer Switch auf postalische Zustellung möglich

Jederzeit Zugriff auf Daten durch Portallösungen

Datenschutz auf Bankenniveau

Archivierung der Daten

Duale behördliche Zustellung - behördlich zugelassener Zustelldienst seit 2019

Empfänger, die ein elektronisches Postfach bei einem zugelassenen Zustelldienst besitzen, erhalten alle ihre behördlichen oder geschäftlichen Schreiben wie Pensionsanpassungen, Kammerumlagen, RSa- oder RSb-Briefe in elektronischer Form. Empfänger ohne elektronisches Postfach erhalten diese Schreiben per Briefpost. Das geschieht mittels dualer behördlicher Zustellung, und zwar ohne dass der behördliche Absender den postalischen Versand gesondert beauftragen muss.

E-Billing 

Wir sind Experten rund um das Thema E-Billing. Verschicken Sie Ihre Rechnungen, Mahnungen, Abrechnungen oder Zahlungsvorschreibungen ganz einfach elektronisch - auf Wunsch inklusive e-Zahlschein und EPS-Zahlungsfunktion.

Bounce-Handling mit Zustellgarantie

Unser Online-Versandsystem arbeitet mit doppeltem Boden und garantiert, dass Ihre Geschäftspost immer ankommt. Unzustellbare E-Mails leitet es mit einem eindeutigen Fehlercode an definierte Empfänger weiter und erstellt ein umfangreiches Reporting für Sie. Auf Wunsch wechselt unser Versandsystem anschließend den Versandkanal und verschickt Ihre Dokumente erneut - diesmal gedruckt auf dem Postweg. So ist Ihre Geschäftspost doppelt gesichert und kommt in jedem Fall beim Empfänger an. Dafür sorgen wir.

Seit 2019 ist VENDO als dualer behördlicher Zustelldienst zugelassen. Behörden stoßen die Zustellung eines Schreibens einmalig an. VENDO prüft anschließend am behördlichen Zustellkopf, ob das Schreiben elektronisch zustellbar ist und leitet den elektronischen oder postalischen Versand über eine zentrale Schnittstelle ein. Behörden senken damit erheblich ihre Prozess- und Portokosten. Und Empfänger genießen den Komfort, den elektronisch zugestellte Dokumente bieten.

Elektronische Rechnungslegung an den Bund

Seit 1. Jänner 2014 dürfen österreichische Bundesdienststellen Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr ausschließlich elektronisch und in strukturierter Form akzeptieren. Wir übernehmen für Sie die Erstellung und den Versand Ihrer elektronischen strukturierten e-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal USP.

Revisionssichere Archivierung

Auf Wunsch übernehmen wir gern die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente für Sie. Sie geben uns Ihren Richtlinienkatalog mit allen vorgegebenen Aufbewahrungsfristen vor, wir erledigen den Rest. Ihre Dokumente können Sie jederzeit via Webclient oder optionalen Webservice öffnen, freigeben und auswerten.

Elektronische Signatur 

Nutzen Sie unsere digitale Signatur und beschleunigen Sie damit Ihren Unterschriftenlauf. Ihre Daten sind bei uns übrigens auf Bankenniveau gesichert. Nutzen Sie Ihre Rechnungsdokumente und ergänzen Sie individuelle Marketing-Botschaften, zugeschnitten auf den jeweiligen Empfänger. Mit unserer E-Billing-Lösung profitieren Sie gleich doppelt: weniger Portokosten und geringere Prozesskosten.

Unsere Leistungen

Prüfung am behördlichen Zustellkopf, ob eine Sendung elektronisch zustellbar ist

Empfangsbenachrichtigung, Zustellbestätigung und Empfangsbestätigung für E-Zustellungen

Für Firmen- und Privatversender alternativ auch E-Mail mit Dokument als Attachment möglich

Individuelle Druckprofile

Qualifizierte elektronische Signatur

Hybrider Rückschein für Postbriefe

Aufbereitung der elektronischen Daten sowie der Druckdaten

Auf Wunsch zusätzliche Beilagen per Brief oder elektronisch

Aufteilung der Daten für elektronischen oder postalischen Versand

Ihre Vorteile

Elektronische Zustellung gemäß Zustellgesetz

Sub-Postfächer inkl. Vollmachten-System

Anbindung an den elektronischen Akt (ELAK)

Authentifizierte Empfänger

Standardisiertes Zustellverfahren

Absolute Rechts- und Datensicherheit

Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Softwareumgebung

Datenbank-Browser zur Kontrolle der Versandstücke

Sie sparen Kosten und Ressourcen

Zusammenfassung unserer Leistungen in der digitalen Kommunikation

  • Dokumentengenerierung aus Rohdaten (PDF/A)
  • Signierung von Dokumenten
  • E-Mail Versand und Registred Mail
  • Bounce Handling
  • Duale behördliche Zustellung mittels Zustelldienst
  • Zustellsysteme der Behörde
  • Archivlösungen inkl. Reprintfunktion
  • Webservices (SOAP/REST)
  • Individualprogrammierleistungen
  • Landingpages
  • Bezahlfunktionen
  • Dokumentengenerierung (aus Rohdaten PDF/A Erstellung) über Webservice
  • Digitale Eingangspostlösungen

Wir helfen Ihnen, Ihre Versandprozesse zu digitalisieren. Fangen Sie heute noch an, Porto- und Prozesskosten zu sparen. Bei jeder einzelnen Aussendung. Mit den digitalen Versandlösungen von VENDO.

Häufige Fragen unserer Kunden

Elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch archiviert werden, und zwar unveränderbar und fälschungssicher. Auf welchem Speichermedium das geschieht, ist nicht gesetzlich festgelegt. Die elektronische Archivierung muss jedoch auf einem Datenträger erfolgen, der eine nachträgliche Änderung nicht mehr zulässt.

Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, erzeugt der Mailserver automatisch eine Fehlermeldung, auch Bounce Message, Non Delivery Notification (NDN), Non-Delivery Report/Receipt (NDR) oder kurz Bounce genannt. Professionelle Versandsysteme wie von VENDO leiten diese Bounce Messages an einen vorab definierten Verteiler weiter, erstellen ein Reporting dafür und lösen wie vorher definiert einen alternativen Versand - diesmal gedruckt per Post aus.

Ja, digitale Signaturen von Dokumenten sind ebenso rechtsgültig wie von Hand unterschriebene Dokumente. Da der gesamte Signaturprozess bei der elektronischen Signatur digital abläuft, ist der Signaturprozess transparent rückwirkend nachverfolgbar.

In der dualen Zustellung werden behördliche Dokumente vorrangig an ein elektronisches Postfach des Empfängers übermittelt und nur nachrangig als klassische Briefpost. Als dual wird das Verfahren bezeichnet, weil die Zustellung zunächst unabhängig vom Übermittlungsweg eingeleitet und an einen zugelassenen Dienstleister übergeben wird. Dieser prüft anhand des Zustellkopfes, ob der Adressat ein zentrales elektronisches Postfach besitzt. Ist das der Fall, wird das Dokument elektronisch zugestellt und kann mit der Bürgerkarte abgerufen werden. Empfänger ohne elektronisches Postfach erhalten das Schreiben weiterhin gedruckt per Briefpost, ohne dass der behördliche Absender dies nochmals gesondert beauftragen muss. Der duale Versand erfolgt über eine zentrale Schnittstelle und senkt damit erheblich Prozess- und Portokosten beim Absender.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass einmal archivierte Daten nicht nachträglich abgeändert werden können und es zu keiner Manipulation im Archiv kommen kann. Die abgelegten Informationen müssen nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und unverfälschbar archiviert werden.

Zu den Dokumenten, die revisionssicher archiviert werden müssen, zählen Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, Bücher und Aufzeichnungen, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe sowie E-Mails. Besonders bei elektronischen Rechnungen und Belegen ist auf eine ordnungsmäßige Archivierung zu achten.

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