Digitale Kommunikation
Wir digitalisieren Ihre Geschäftspost.

Sie möchten den Versand Ihrer Geschäftspost digitalisieren? Wir helfen Ihnen gern dabei! Wir verschicken jährlich über 20 Millionen elektronische Dokumente für unsere Kunden. Mit dieser Erfahrung stehen wir auch Ihnen gern zur Seite: von der Entscheidung bis zur Umstellung Ihrer Versandprozesse.

Fangen Sie heute noch an, Porto- und Prozesskosten zu sparen. Bei jeder einzelnen Aussendung. Mit den digitalen Versandlösungen von VENDO.

Porto- und Prozesskosten senken
Hybride Zustellung per E-Mail und Post
Professionelles Retourenmanagement
Datenschutz auf Banken-Niveau
Qualifizierte digitale Signatur
Revisionssichere Archivierung

Umsteigen geht ganz leicht

Wir analysieren Ihre Versandprozesse und zeigen Ihnen, dass sich die Umstellung auf elektronischen Versand lohnt.
Gemeinsam entwickeln wir einen Umsetzungsplan, mit dem der Umstieg reibungslos gelingt.
Wir begleiten Ihren Umstellungsprozess bis zum erfolgreichen Echtbetrieb.

Das können wir für Sie tun

Duale Zustellung für Behörden

Seit 2019 ist VENDO als dualer behördlicher Zustelldienst akkreditiert. Behörden stoßen die Zustellung eines Schreibens wie Pensionsanpassungen, Kammerumlagen, RSa- und RSb-Briefe einmalig an. VENDO prüft, ob das Schreiben elektronisch zustellbar ist und leitet den elektronischen oder postalischen Versand automatisiert ein. Behörden senken damit erheblich ihre Prozess- und Portokosten. Und Empfänger genießen den Komfort, den elektronisch zugestellte Dokumente bieten.

Elektronische Rechnungslegung an den Bund

Seit 1. Jänner 2014 dürfen österreichische Bundesdienststellen Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr ausschließlich elektronisch und in strukturierter Form akzeptieren. Wir erstellen und versenden Ihre elektronischen, strukturierten e-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal USP.

E-Billing

Wir sind Experten rund um das Thema E-Billing. Verschicken Sie Ihre Rechnungen, Mahnungen oder Zahlungsvorschreibungen ganz einfach elektronisch - auf Wunsch inklusive e-Zahlschein und EPS-Zahlungsfunktion.

Kommunikationssystem für Behörden

Wir sind berechtigt, ein Kommunikationssystem für Behörden (KSB) zu betreiben.

Qualifizierte digitale Signatur

Mit dem digitalen Signatur-Service von VENDO können Sie Dokumente automatisiert signieren und beschleunigen Ihren Unterschriftenlauf. Im öffentlichen Bereich bringen wir auf Wunsch auch Amtssignaturen auf.

Revisionssichere digitale Archivierung

Ob Datenströme, finale Druckdaten oder elektronische Zustellprotokolle: Wir archivieren Ihre Dokumente in unserem redundant ausgelegten Datenzentrum in Vöcklabruck (OÖ) und Wien. Auf Wunsch archivieren wir Ihre Dokumente sogar revisionssicher mit definierten Aufbewahrungsfristen. Zugreifen können Sie auf Ihre Dokumente jederzeit via Webclient oder in unserem Serviceportal. Durch die einfache Suchfunktion finden Sie immer schnell, was Sie gerade suchen.

Hybride Zustellung inkl. Retourenmanagement

Unser Online-Versandsystem arbeitet mit doppeltem Boden und garantiert, dass Ihre Geschäftspost immer ankommt. Unzustellbare E-Mails werden erfasst und mit einer eindeutigen Fehlerbeschreibung an Sie zurückgeliefert. Auf Wunsch verschickt unser Versandsystem Ihre Dokumente erneut - gedruckt auf dem Postweg. So ist Ihre Geschäftspost doppelt gesichert und kommt in jedem Fall beim Empfänger an. Kommen physische Poststücke zurück, schicken wir sie auf Wunsch an unsere Kunden zurück oder vernichten Sie DSGVO konform.

Einholen der Zustimmung des SEPA-Lastschriftmandats auf digitalem Weg

Wir haben uns mit dem Branchenführer FINcredible zusammengeschlossen, um weitere Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dabei setzen wir die Lösung von FINcredible zur Erteilung und Einrichtung von SEPA Lastschrift Mandaten ein und kombinieren diese mit den VENDO Druckdienstleistungen. Dabei verwenden wir personalisierte QR-Codes und bieten damit den Endkunden die Möglichkeit, SEPA Lastschriftmandate zu 100% auf digitalem Weg zu erteilen. Für unsere Kunden bedeutet dies massive Kosteneinsparung in der Abwicklung, eine Verkürzung der Durchlaufzeit sowie die Vermeidung von Portokosten für Rücksendekuverts. Mit der zum Einsatz kommenden 2-Faktor Authentifizierung erfüllt dieses System alle rechtlichen Anforderungen und ist zu 100% DSGVO konform. Die Implementierung ist nicht nur einfach, sie reduziert auch den CO2-Fußabdruck, da in weiterer Folge die Versendung von Zahlscheinen entfällt und die Geschäftskommunikation digitalisiert werden kann.

Einholung und Bestätigung von E-Mail-Adressen

Der Umstieg auf digitale Geschäftskommunikation scheitert aktuell bei vielen Unternehmen an der fehlenden Verfügbarkeit der E-Mail Adressen ihrer Endkunden. Um den Endkunden die Möglichkeit zu geben, möglichst einfach auf digitale Kommunikation umzusteigen, bietet VENDO jetzt die ideale Lösung. Mit Hilfe von personalisierten QR-Codes auf den gedruckten Aussendungen werden die Endkunden auf ihre persönliche Webseite geleitet, auf der sie ihre E-Mail Adresse angeben und verifizieren können. Jede verifizierte E-Mail Adresse wird im Anschluss an den Bekanntgabe-Prozess von VENDO gesichert an das Unternehmen übermittelt. Selbstverständlich ist die gesamte Lösung zu 100% DSGVO konform.

Wir digitalisieren Ihre Geschäftsprozesse

E-Supply-Portal VENDO One

Modular. Massgeschneidert. Mit Köpfchen. Unser E-Supply-Portal VENDO One ermöglicht Ihnen die Gestaltung von smarten Web-To-Print-Vorlagen bis hin zur Verwaltung und Lagerung Ihrer Druck- und Marketingartikel. Somit sparen Sie Zeit, Lagerkosten und standardisieren gleichzeitig Ihren Einkaufsprozess

Digitale Visitenkarte

Einfach. Praktisch. Sicher. Mit Aloqio - unserer Digitalen Business-Card - bieten wir Ihnen das passende Pendant zu unseren gedruckten Visitenkarten an.  Die vCard kann auf jedem Smartphone und PC aufgerufen werden und enthält alle wichtigen Informationen, die in der Digitalen Visitenkarte enthalten sind.

Bei Interesse oder aufkommenden Fragen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, einen Online-Beratungstermin mit unserem Experten zu buchen. Mag. Alexander Sigmund steht Ihnen zur Verfügung, um Ihre Anliegen ausführlich zu besprechen und Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten.

Vereinbaren Sie jetzt Ihren Termin und erhalten Sie professionelle Beratung bequem von zu Hause aus.

Häufige Fragen unserer Kunden

Elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch archiviert werden, und zwar unveränderbar und fälschungssicher. Auf welchem Speichermedium das geschieht, ist nicht gesetzlich festgelegt. Die elektronische Archivierung muss jedoch auf einem Datenträger erfolgen, der eine nachträgliche Änderung nicht mehr zulässt.

Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, erzeugt der Mailserver automatisch eine Fehlermeldung, auch Bounce Message, Non Delivery Notification (NDN), Non-Delivery Report/Receipt (NDR) oder kurz Bounce genannt. Professionelle Versandsysteme wie von VENDO leiten diese Bounce Messages an einen vorab definierten Verteiler weiter, erstellen ein Reporting dafür und lösen wie vorher definiert einen alternativen Versand - diesmal gedruckt per Post aus.

Ja, digitale Signaturen von Dokumenten sind ebenso rechtsgültig wie von Hand unterschriebene Dokumente. Da der gesamte Signaturprozess bei der elektronischen Signatur digital abläuft, ist der Signaturprozess transparent rückwirkend nachverfolgbar.

In der dualen Zustellung werden behördliche Dokumente vorrangig an ein elektronisches Postfach des Empfängers übermittelt und nur nachrangig als klassische Briefpost. Als dual wird das Verfahren bezeichnet, weil die Zustellung zunächst unabhängig vom Übermittlungsweg eingeleitet und an einen zugelassenen Dienstleister übergeben wird. Dieser prüft anhand des Zustellkopfes, ob der Adressat ein zentrales elektronisches Postfach besitzt. Ist das der Fall, wird das Dokument elektronisch zugestellt und kann mit der Bürgerkarte abgerufen werden. Empfänger ohne elektronisches Postfach erhalten das Schreiben weiterhin gedruckt per Briefpost, ohne dass der behördliche Absender dies nochmals gesondert beauftragen muss. Der duale Versand erfolgt über eine zentrale Schnittstelle und senkt damit erheblich Prozess- und Portokosten beim Absender.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass einmal archivierte Daten nicht nachträglich abgeändert werden können und es zu keiner Manipulation im Archiv kommen kann. Die abgelegten Informationen müssen nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und unverfälschbar archiviert werden.

Zu den Dokumenten, die revisionssicher archiviert werden müssen, zählen Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens entscheidend sind, Bücher und Aufzeichnungen, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe sowie E-Mails. Besonders bei elektronischen Rechnungen und Belegen ist auf eine ordnungsmäßige Archivierung zu achten.

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